Умение общаться с людьми – условие успешного руководства
В одной из современных книг по менеджменту описывается следующий эксперимент. Участникам ставится задача поддерживать дискуссию на интересующую их тему, соблюдая при этом одно условие: высказывать собственное суждение можно лишь после того, как ты повторишь своими словами то, что сказал предыдущий оратор, и последний подтвердит правильность изложения его мыслей. Финал наступает примерно через десять минут, когда дискуссия окончательно затухает.
Этот эксперимент лишь подтверждает то, что мы и так каждый день видим по всем каналам телевидения в многочисленных ток-шоу, где как участников дискуссии, так и ведущего мало интересует чужое мнение, особенно, если оно сильно отличается от их собственного. Но если телевизор можно легко и с наслаждением выключить, то избавить себя от общества подчиненных, коллег, а тем более начальства удается крайне редко. Поэтому, планируя для себя карьеру менеджера, вы должны готовить себя к частому и далеко не всегда приятному и содержательному общению с огромным количеством людей.
Общение, или, как говорят по-современному, коммуникация важно для каждого человека. Именно умением общаться человек отличается от других живых существ, и именно оно превращает его в социальное существо. Поэтому для молодого человека, примеряющего карьеру менеджера, руководителя, который определенным образом нормирует и упорядочивает общественные отношения, умение общаться с окружающими его людьми является одним из самых важных предварительных условий успешной карьеры.
Преодоление коммуникационных барьеров
Основными причинами плохой коммуникации обычно являются – недостаточное понимание важности общения; неправильная установка сознания (скажем, безразличие); плохое построение самого сообщения; слабая память; неудачное формирование средств обратной связи и прочее, о чем мы поговорим ниже.
- Непонимание важности общения. Руководители организаций часто придерживаются той точки зрения, что рабочим и даже управляющим нижнего и среднего уровня не обязательно знать о положении дел в целом. Они уверены, что тем, кто находится ниже, надлежит выполнять, что им говорят, и не задавать лишних вопросов. Такую же позицию часто занимают управляющие среднего уровня. Однако исследования показывают, что осведомленность об общем состоянии дел сотрудники организации ставят на второе или третье место из 10 в перечне важнейших моральных факторов, сказывающихся на их работе. В то же время, когда управляющие распределяют по степени важности факторы, определяющие моральное состояние их подчиненных, они, как правило, осведомленность о состоянии дел в организации относят на последнее место.
- Сознание человека не терпит вопросов без ответов. Если те, кто знает, не дают ответов на вопросы, тогда работники будут искать ответы там, где нет достоверной информации. Как управляющий, вы всегда должны быстро передавать необходимую информацию тем, кто находится ниже.
- Неправильная установка сознания и качество коммуникаций. Установка сознания – это отношение человека к окружению, основанное на всем его жизненном опыте. Дефекты установки сознания выражаются в виде стереотипов мышления, предвзятых представлений, неправильных отношений, отсутствия внимания и интереса, пренебрежения к фактам.
- Стереотип – устойчивое мнение. Стереотип – это упрощенное мнение относительно отдельных людей или ситуаций. Он зачастую позволяет судить о людях по ассоциации. К числу широко распространенных стереотипов относятся, например, такие: толстяки – жизнерадостны, а рыжие – вспыльчивы. Стереотипы препятствуют коммуникации двояким образом: смысл послания может быть искажен отправителем под влиянием его стереотипа, а также стереотипным мышлением получателя информации.
Формируя сообщение, следует помнить о двух вещах. Первое – обдумать сообщение и убедиться в том, что его не искажают ваши собственные стереотипы. Второе – попытаться определить, какие стереотипы могут довлеть над получателем, и так сформировать послание, чтобы оно прошло сквозь этот барьер. Для повышения своих способностей к восприятию сообщений постарайтесь сами избавиться от стереотипов мышления. Это совсем не просто, но если постоянно о них помнить, можно успешно справиться с этой задачей.
- Предвзятые представления. Совершенно справедливо утверждение «Мы верим тому, чему хотим верить». Каждый из нас может вспомнить случай, когда, слушая человека, согласного с вашими взглядами, вы радовались: «Как хорошо, что есть еще умные люди!».
Мы постоянно ищем подтверждение своим взглядам и отвергаем все, что им противоречит. Находясь в положении получателя, будьте осторожны – не отвергайте с ходу новую для вас идею только потому, что она нова для вас и выглядит сомнительной.
- Неправильные отношения. Хорошие отношения отправителя и получателя сообщений между собой также чрезвычайно важны для качества коммуникации. Пока человек враждебен, вряд ли вам удастся убедить его в справедливости своего взгляда на вещи. Взаимное уважение чрезвычайно облегчает общение и позволяет быстро решать даже самые трудные вопросы. Вот почему важнейшей задачей управляющего является создание и сохранение хороших рабочих отношений с подчиненными.
- Отсутствие внимания и интереса. По этому поводу можно напомнить историю фермера, продавшего мула. Покупатель подал мулу несколько команд, но тот их не выполнил. Тогда он говорит фермеру: «Слушай, твой мул глух». Фермер не сказал ни слова, взял дубинку, врезал мулу между глаз и что-то прошептал ему на ухо. Мул рявкнул и помчался со всей скоростью. Покупатель был поражен и спросил у фермера: «Зачем ты долбанул его дубинкой?» Фермер ответил: «Сперва надо привлечь его внимание»…
- Пренебрежение фактами. Последний элемент из обусловливающих неправильную установку сознания – привычка делать заключения при отсутствии достаточного числа фактов или неправильном их понимании. Люди всегда стремятся иметь полную информацию. Поэтому каждый вырванный из контекста факт они дополняют собственными представлениями о том, какими должны быть отсутствующие факты. Иногда они оказываются правы и тогда делают правильные выводы, но ведь могут и ошибаться! Необходимые факты отсутствуют чаще всего по вине отправителя. Иногда он опускает их по недосмотру, но чаще потому, что считает, что получателю они известны или не нужны. Готовя документ, обращенный к кому-то, убедитесь не только в том, что приведенные в нем факты достоверны, но также и в том, что он включает все необходимые факты.
Ошибки построения сообщения
Они серьезно мешают его правильному пониманию, затемняют смысл. Рассмотрим пять наиболее распространенных ошибок:
- Неправильный выбор слов. Одно и то же слово может иметь множество значений. Некоторые из них отражают совершенно различные ситуации, поэтому как в письменном так и в устном сообщении следует быть чрезвычайно внимательным в построении фразы и выборе слов. Было бы очень хорошо, если бы существовал какой-то магический рецепт. Однако его нет. Тем не менее, зная о существовании подобной проблемы, вы будете тщательнее выбирать слова в разговоре с подчиненными и с начальством.
- Ошибки в организации сообщения. Сообщение должно вести получателя от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от основных положений к возражениям и вопросам, от возражений и вопросов к заключению и от заключения к призыву действовать. Заключение, поставленное в начале сообщения, помогает иногда привлечь внимание к последующему, однако все равно в конце сообщения должны быть выводы.
- Неправильная оценкаспособности получателя понять сообщение. Узнать о том, как построено сообщение – слишком просто или слишком сложно, помогает обратная связь. Всегда стремитесь к максимальной простоте сообщения. Составляя его даже для самого высокообразованного и проницательного человека, лучше пользоваться словами повседневной речи.
- Слабая убедительность. Пока получатель не поверит вашим словам, сообщение не даст желаемого эффекта. Однако доверие получателя к сообщению обусловлено достоверностью всех других известных ему ваших сообщений. Каждый раз вы подвергаете испытанию доверие к себе. Можете отправить сотню сообщений, но если хотя бы в одном будут ложные или искаженные факты, этого достаточно, чтобы разрушить доверие к предшествующим 99 посланиям, а также и ко всем будущим.
- Отсутствие призыва к действиям. Начальник не всегда бывает достаточно волевым человеком. Он может направить сообщение, не указав получателю, какие конкретные действия от него ожидаются. Он будет надеяться, что получатель сам поймет, что от него требуется. Иногда просто полагают, что подчиненный сам должен знать, чего хочет начальник. Однако хороший начальник всегда четко определяет желаемые ему действия и требуемые сроки.
Особенности общения руководителя
Общение руководителя – это процесс передачи и получения информации, за счет чего происходит воздействие на поступки и состояние членов коллектива. Поэтому уровень овладения общением важен для правильного построения отношений и взаимодействий руководителя с группой и каждым из ее членов.
Руководитель должен владеть такими основными функциями общения:
- информационной (передача и получение информации);
- познавательной (активный поиск сведений, умение их добывать);
- управляющей (умение воздействовать на людей);
- развивающей (педагогический аспект влияния на подчиненных в плане воспитания в них желаемых профессиональных и личностных аспектов);
- эмоциональной (обмен эмоциями, передача психических состояний).
Руководитель использует вербальные (от лат. verbalis – устный, словесный) и невербальные средства общения. Уровень развития, культура речи – это не только показатели общей интеллектуальной культуры руководителя, но и средство поддержания своего авторитета. Речь в ее устной и письменной формах используется руководителем как основной канал передачи сотрудникам семантической стороны информации, содержания целей, задач и способов деятельности.
Невербальные средства общения
Владение невербальными средствами – интонацией и пантомимикой – играет также важную роль в передаче информации. Руководитель может доверчиво приблизиться к человеку или холодно отстраниться от него, выражая свое отношение. Поза, характер рукопожатия и другие движения входят в определенный ритуал культуры поведения, принятые нормы, которые могут быть различны в разных культурах. Например, в европейской культуре общения принята дистанция между собеседниками около 70 см, тогда как в латиноамериканских странах – около 40 см. В европейской традиции не принято хватать собеседника руками, хлопать его по плечу, поскольку такого партнера сочтут развязным нахалом. В настоящее время в манере поведения менеджеров доминируют именно европейские стандарты контактов в общении. Очень информативно выражение глаз человека, позволяющее нам определить состояние, а зачастую и характер собеседника, его отношение к вам. Выражение глаз может быть добрым, холодным, лучистым, хитрым, злым, колючим и неприветливым. Оно как бы настраивает собеседника на определенный лад – доверительный, настороженный, агрессивный. Обращает на себя внимание и улыбка человека, особенно, если она приветливая, а не злая и натянутая. Дейл Карнеги в качестве первой заповеди хорошего общения провозглашает: если хотите понравиться человеку – улыбайтесь, учитесь улыбаться.
Общение руководителя с группой или отдельными ее представителями, как правило, проходит ряд стадий (этапов):
- Подготовка, планирование, определение места и времени, установка на определенный результат.
- Вхождение в контакт с партнером. Здесь важную роль играют самонастройка, способность понять состояние и настроение партнера, наличие возможности сориентироваться самому и своему партнеру. Важно так же расположить к себе партнера и обеспечить равное, спокойное начало. Этот период должен закончиться установлением психологического контакта.
- Концентрация внимания по конкретной проблеме и разработка темы.
- Мотивационный этап: проведение зондажа для понимания мотивов и интересов собеседника.
- Поддержание внимания, борьба с отвлечением. При этом к приемам поддержания внимания необходимо возвращаться неоднократно.
- Стадия аргументации и убеждения в случае, если есть расхождения во мнениях.
- Стадия фиксации результатов.
Если тема исчерпана или партнер проявляет беспокойство, то необходимо завершить общение. Это критический момент в очищении, который может стать на какое-то время перерывом в общении, поэтому должна предусматриваться перспектива продолжения взаимодействия. Такой перерыв может завершаться доброжелательными репликами, рукопожатием. Но может наступить и разрыв отношений, т. е. конец контактов. Разрыв всегда плох, так как пресекает возможность дальнейшего сотрудничества.
Как правильно построить процесс общения?
Процесс общения всегда активен с обеих сторон, поэтому руководитель должен не только уметь говорить, приказывать, убеждать, и уметь слушать. Процесс эффективного слушания требует концентрации внимания, выделения смысла и логической переработки воспринятой информации, ее перевода в долговременную память. Есть также ряд внешних приемов, которые повышают эффективность слушания. Если сотрудник пришел по деловым или личным вопросам, то руководитель должен занять позу активного внимания. Для этого ему следует повернуться лицом и корпусом к собеседнику, установив таким образом контакт. Принимая посетителя в рабочем кабинете, целесообразно поручить секретарю отвечать на телефонные звонки, выключить телевизор и т. п. Беседуя в шумном месте, например в цехе, в коридоре, надо отойти в сторону, в тихое место, а еще лучше – пригласить человека в свой кабинет. Надо настраивать себя на «волну заинтересованности», причем так, чтобы собеседник это видел. Слушая, надо уметь быстро выделять главное в речи говорящего и мысленно сопоставлять полученную информацию с собственными сведениями. Слушая собеседника, руководитель может поддерживать разговор краткими репликами. Исследования показывают, что реплики, позы, жесты, мимика, выражающие внимание, вызывают у собеседника желание высказаться, продолжать общение. Если тоне руководителя сквозят ирония, раздражение, враждебность, то подобные ремарки будут восприниматься собеседником совершенно иначе и могут привести не к взаимопониманию, а к прекращению разговора и даже к конфликту. Свое речевое воздействие, слушание и даже молчание в процессе беседы руководитель должен научиться делать максимально информативным.
Семь правил качественной обратной связи
Собираетесь поговорить с сотрудником? Хотите, чтобы сработало? Тогда начните с целей! Поймите, какой результат Вы хотите получить от разговора с сотрудником. Тогда будет значительно легче правильно построить беседу.
Вне зависимости от цели разговора полезно соблюдать следующие правила:
- Говорите о конкретном событии. «Ты сегодня появился на работе в 10:45. Это уже второй раз за неделю, давай обсудим». Есть событие, и есть тема для обсуждения. А если так: «Ты вечно спишь до одиннадцати и постоянно опаздываешь»? Генерализация, обобщение – излюбленный прием манипуляторов и извечная тема конфликтов. Для качественной обратной связи не годится.
- Давайте обратную связь вскоре после события, которое Вы обсуждаете с сотрудником.Дорога ложка к обеду. «Ты сегодня работала с этим VIP-клиентом. Давай посмотрим, что удалось в этот раз». Сравните: «Помнишь, около двух месяцев назад ты обслуживала одного VIP-клиента? Давай разберем, какую ошибку ты там допустила». Как там говорится? Кто старое помянет…
- Используйте подтвержденные конкретные факты.«Я заметил, что ты не стал использовать новую анкету при работе с этим клиентом». Что слышит сотрудник? Руководитель внимательно наблюдал за работой, заметил и запомнил – для него это важно! А если так: «Говорят, ты совсем перестал анкеты использовать?» Конструктивного разговора не выйдет. Будет игра в нападение и защиту. И это не то, что нужно руководителю.
- Вовлекайте сотрудника в обсуждение – дайте высказаться.«Как ты думаешь, что будет делать клиент, который хотел сделать срочный заказ, но не смог дозвониться до нас в 9:30? Что можно сделать, чтобы исключить повторение таких ситуаций?» Пусть скажет. Во-первых, это хороший способ стимулировать самостоятельное мышление сотрудника по обсуждаемой теме и его ответственность за те решения, о которых вы договоритесь в процессе обсуждения. Во-вторых, не дав слова сотруднику, Вы можете лишить себя важной информации и даже попасть в неловкое положение. Я был свидетелем ситуации, когда начальник отчитал сотрудницу за нарушение сроков предоставления регулярного отчета – оказалось, он упустил, что двумя днями ранее по организации была разослана новая процедура, которая изменяла не только сроки, но и формат отчетности: данные теперь вносились в централизованную систему. Сотрудница начала действовать согласно новой инструкции. Так что тут не ругать, а хвалить было надо.
- Обсуждайте события и действия. Не личность. Приклеить человеку ярлык – минутное дело. «Ты эгоист! Ты думаешь только о себе!» Скажите такое сотруднику пару раз – и можете больше не ждать от него помощи, взаимовыручки и стремления к командной работе. Ведь он эгоист, и в этот ранг Вы его возвели данной вам властью. Кто-то обидится и уйдет в себя. Кто-то превратится в Вашего оппонента. А кто-то начнет настраивать против вас других членов коллектива. Личность – дело тонкое, с ней не шути! Найдите другие слова. «Я ценю твое стремление использовать любые возможности для работы с клиентом. Вместе с тем, должны быть разумные границы. Подумай, какой имидж среди клиентов твои действия могут создать нашей компании».
- Говорите о том, что можно изменить. Это касается тех ситуаций, когда вы нацеливаете сотрудника на корректировку поведения и развитие навыков. Не сработает: «Да, вижу, что у нас проблема, с таким тихим голосом сложно завоевать расположение клиентов». А мы о чем думали, когда брали эту сотрудницу на работу? Ээээ, брат… Теперь придется ей помочь! «Если ты сядешь с этой стороны, клиенты будут лучше тебя слышать, давай попробуем. Кстати, может нам подумать о микрофоне?»
- Похвалить можно прилюдно, а критиковать лучше с глазу на глаз.
Причин несколько. Прилюдная критика сильно демотивирует. Раз. У нас сильны традиции поддерживать обиженных. Так что не удивляйтесь, если после публичного выговора в коллективе ваших союзников поубавится. Два. Если Вы неправы (может такое быть, см. выше в п. 4), Вы будете неправы для всех. Оно Вам надо? Три. Другое дело хвалить. И это целое искусство! «Конечно, хорошо, что ты так быстро успокоила клиента, но почему ты не рассказала о новом продукте?» Это похвала или критика? Не очень понятно. «Тебе так быстро удалось успокоить клиента – поделись секретом, как это у тебя получается?». А вот так гораздо лучше! Похвалили, сделали комплимент, подняли самооценку и мотивацию. Что и требовалось.
Типы подчиненных и стили общения с каждым их них
Следует присмотреться к своим подчиненным, чтобы заметить, что их поведение в разных ситуациях может различно. Зная заранее, как человек себя ведет, можно и строить оптимальное общение с подчиненными, основываясь на понимании сильных и слабых сторон этого сотрудника.
- «Универсал». Такой сотрудник себя чувствует «незаменимым». Он готов замещать, подменять, представлять. Обычно занимается выполнением не своей работы, в том числе и сверхурочно. Гордится тем, что всё может сделать. Его дважды просить не приходится – он придерживается установки «нужно». Готов вас понимать с полуслова, даже действовать на опережение.
- «Самовлюблённый». Ставит на первое место свое «я». За дело начинает браться, чтобы показать собственное «я». Ему нравится общественная работа. Такого сотрудника необходимо держать в рамках. Может из тщеславия выполнять любую работу.
- «Деловой». Силен своим практицизмом. Достигать конечного результата может любыми средствами. Всё подчиняет пользе, однако не может соотносить цели своего участка и цели общей работы. По его мнению, абстрактное мышление – философствование. Не нуждается в особом контроле. Обязательно ему нужно ставить цели и разъяснять их. В нем следует воспитывать привычку смотреть вперед, оглядываясь назад и смотря по сторонам.
- «Увлекающийся». Характеризуется развитым интересом к деятельности. Работать может лишь когда работа нравится. Однако имеет неустойчивый интерес, быстро загораясь и так же быстро остывая. Таким сотрудникам необходима периодическая встряска. «Слушайте внимательно, работа поручена вам, за её выполнение отвечаете только вы. Об исполнении доложите. В противном случае будете иметь неприятности».
- «Энергичный». Такому сотрудника важно самообозначение, а не работа. Редко бывает на месте. Весь в общественных делах, в постоянной спешке, кому-то звонит, заседает и п. Такому сотруднику приятно представлять свой отдел в контактах с другими. Для такого сотрудника необходим особый подход. Важно, чтобы решал не только служебные обязанности, но также вел общественную работу. Отлично реагирует на фразу «Себя не щадите. Замотались совсем. И там, и здесь. Но выглядите хорошо. И не согласитесь ли вы нам немного помочь?».
- «Моралист». Придерживается властного поведения, нравится всех поучать. Такого сотрудника не требуется воспитывать – необходима с ним осторожность, лучше привлекать как консультанта. К нему обращаться стоит крайне уважительно. Отлично подойдут слова «Будьте любезны, подскажите нам, как лучше выполнить эту работу, как правильно распределить? Ваш большой опыт…».
- «Бюрократ». Выполнять всё будет по инструкции. Следует обращаться к такому сотруднику в отношении неясностей в документах, доверять их оформление. Желательно ничего нового не поручать, поскольку всё «на корню засушит». Можно ему спокойно доверять папки с документами. Его работа приобретает смысл и масштабность. В противном случае нужным себя чувствовать не будет. Оптимальные слова – «Эти документы так к вам и просятся. Поработайте с ними, пожалуйста, чтобы нам никто не предъявлял претензий».
- «Сомневающийся». Выполнение любого задания начинает после 2-3 напоминания. Не видит смысла выполнять задание. Не нуждается в особом подходе. Не ищет обратную связь.
- «Творец». Такому сотруднику всё интересно, работает красиво, умно, стремится сделать всё быстрее, лучше и больше. Достаточно раним и уязвим, не хочет и не умеет адаптироваться под окружающий порядок, уважает честность, открытость в отношениях. Ему необходима доброжелательная поддержка, признание. Его нужно предостерегать от определенной наивности, ошибок, налаживать тесное творческое взаимодействие.
Источники
В одной из современных книг по менеджменту описывается следующий эксперимент. Участникам ставится задача поддерживать дискуссию на интересующую их тему, соблюдая при этом одно условие: высказывать собственное суждение можно лишь после того, как ты повторишь своими словами то, что сказал предыдущий оратор, и последний подтвердит правильность изложения его мыслей. Финал наступает примерно через десять минут, когда дискуссия окончательно затухает.
Этот эксперимент лишь подтверждает то, что мы и так каждый день видим по всем каналам телевидения в многочисленных ток-шоу, где как участников дискуссии, так и ведущего мало интересует чужое мнение, особенно, если оно сильно отличается от их собственного. Но если телевизор можно легко и с наслаждением выключить, то избавить себя от общества подчиненных, коллег, а тем более начальства удается крайне редко. Поэтому, планируя для себя карьеру менеджера, вы должны готовить себя к частому и далеко не всегда приятному и содержательному общению с огромным количеством людей.
Общение, или, как говорят по-современному, коммуникация важно для каждого человека. Именно умением общаться человек отличается от других живых существ, и именно оно превращает его в социальное существо. Поэтому для молодого человека, примеряющего карьеру менеджера, руководителя, который определенным образом нормирует и упорядочивает общественные отношения, умение общаться с окружающими его людьми является одним из самых важных предварительных условий успешной карьеры.
Преодоление коммуникационных барьеров
Основными причинами плохой коммуникации обычно являются – недостаточное понимание важности общения; неправильная установка сознания (скажем, безразличие); плохое построение самого сообщения; слабая память; неудачное формирование средств обратной связи и прочее, о чем мы поговорим ниже.
- Непонимание важности общения. Руководители организаций часто придерживаются той точки зрения, что рабочим и даже управляющим нижнего и среднего уровня не обязательно знать о положении дел в целом. Они уверены, что тем, кто находится ниже, надлежит выполнять, что им говорят, и не задавать лишних вопросов. Такую же позицию часто занимают управляющие среднего уровня. Однако исследования показывают, что осведомленность об общем состоянии дел сотрудники организации ставят на второе или третье место из 10 в перечне важнейших моральных факторов, сказывающихся на их работе. В то же время, когда управляющие распределяют по степени важности факторы, определяющие моральное состояние их подчиненных, они, как правило, осведомленность о состоянии дел в организации относят на последнее место.
- Сознание человека не терпит вопросов без ответов. Если те, кто знает, не дают ответов на вопросы, тогда работники будут искать ответы там, где нет достоверной информации. Как управляющий, вы всегда должны быстро передавать необходимую информацию тем, кто находится ниже.
- Неправильная установка сознания и качество коммуникаций. Установка сознания – это отношение человека к окружению, основанное на всем его жизненном опыте. Дефекты установки сознания выражаются в виде стереотипов мышления, предвзятых представлений, неправильных отношений, отсутствия внимания и интереса, пренебрежения к фактам.
- Стереотип – устойчивое мнение. Стереотип – это упрощенное мнение относительно отдельных людей или ситуаций. Он зачастую позволяет судить о людях по ассоциации. К числу широко распространенных стереотипов относятся, например, такие: толстяки – жизнерадостны, а рыжие – вспыльчивы. Стереотипы препятствуют коммуникации двояким образом: смысл послания может быть искажен отправителем под влиянием его стереотипа, а также стереотипным мышлением получателя информации.
Формируя сообщение, следует помнить о двух вещах. Первое – обдумать сообщение и убедиться в том, что его не искажают ваши собственные стереотипы. Второе – попытаться определить, какие стереотипы могут довлеть над получателем, и так сформировать послание, чтобы оно прошло сквозь этот барьер. Для повышения своих способностей к восприятию сообщений постарайтесь сами избавиться от стереотипов мышления. Это совсем не просто, но если постоянно о них помнить, можно успешно справиться с этой задачей.
- Предвзятые представления. Совершенно справедливо утверждение «Мы верим тому, чему хотим верить». Каждый из нас может вспомнить случай, когда, слушая человека, согласного с вашими взглядами, вы радовались: «Как хорошо, что есть еще умные люди!».
Мы постоянно ищем подтверждение своим взглядам и отвергаем все, что им противоречит. Находясь в положении получателя, будьте осторожны – не отвергайте с ходу новую для вас идею только потому, что она нова для вас и выглядит сомнительной.
- Неправильные отношения. Хорошие отношения отправителя и получателя сообщений между собой также чрезвычайно важны для качества коммуникации. Пока человек враждебен, вряд ли вам удастся убедить его в справедливости своего взгляда на вещи. Взаимное уважение чрезвычайно облегчает общение и позволяет быстро решать даже самые трудные вопросы. Вот почему важнейшей задачей управляющего является создание и сохранение хороших рабочих отношений с подчиненными.
- Отсутствие внимания и интереса. По этому поводу можно напомнить историю фермера, продавшего мула. Покупатель подал мулу несколько команд, но тот их не выполнил. Тогда он говорит фермеру: «Слушай, твой мул глух». Фермер не сказал ни слова, взял дубинку, врезал мулу между глаз и что-то прошептал ему на ухо. Мул рявкнул и помчался со всей скоростью. Покупатель был поражен и спросил у фермера: «Зачем ты долбанул его дубинкой?» Фермер ответил: «Сперва надо привлечь его внимание»…
- Пренебрежение фактами. Последний элемент из обусловливающих неправильную установку сознания – привычка делать заключения при отсутствии достаточного числа фактов или неправильном их понимании. Люди всегда стремятся иметь полную информацию. Поэтому каждый вырванный из контекста факт они дополняют собственными представлениями о том, какими должны быть отсутствующие факты. Иногда они оказываются правы и тогда делают правильные выводы, но ведь могут и ошибаться! Необходимые факты отсутствуют чаще всего по вине отправителя. Иногда он опускает их по недосмотру, но чаще потому, что считает, что получателю они известны или не нужны. Готовя документ, обращенный к кому-то, убедитесь не только в том, что приведенные в нем факты достоверны, но также и в том, что он включает все необходимые факты.
Ошибки построения сообщения
Они серьезно мешают его правильному пониманию, затемняют смысл. Рассмотрим пять наиболее распространенных ошибок:
- Неправильный выбор слов. Одно и то же слово может иметь множество значений. Некоторые из них отражают совершенно различные ситуации, поэтому как в письменном так и в устном сообщении следует быть чрезвычайно внимательным в построении фразы и выборе слов. Было бы очень хорошо, если бы существовал какой-то магический рецепт. Однако его нет. Тем не менее, зная о существовании подобной проблемы, вы будете тщательнее выбирать слова в разговоре с подчиненными и с начальством.
- Ошибки в организации сообщения. Сообщение должно вести получателя от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от основных положений к возражениям и вопросам, от возражений и вопросов к заключению и от заключения к призыву действовать. Заключение, поставленное в начале сообщения, помогает иногда привлечь внимание к последующему, однако все равно в конце сообщения должны быть выводы.
- Неправильная оценкаспособности получателя понять сообщение. Узнать о том, как построено сообщение – слишком просто или слишком сложно, помогает обратная связь. Всегда стремитесь к максимальной простоте сообщения. Составляя его даже для самого высокообразованного и проницательного человека, лучше пользоваться словами повседневной речи.
- Слабая убедительность. Пока получатель не поверит вашим словам, сообщение не даст желаемого эффекта. Однако доверие получателя к сообщению обусловлено достоверностью всех других известных ему ваших сообщений. Каждый раз вы подвергаете испытанию доверие к себе. Можете отправить сотню сообщений, но если хотя бы в одном будут ложные или искаженные факты, этого достаточно, чтобы разрушить доверие к предшествующим 99 посланиям, а также и ко всем будущим.
- Отсутствие призыва к действиям. Начальник не всегда бывает достаточно волевым человеком. Он может направить сообщение, не указав получателю, какие конкретные действия от него ожидаются. Он будет надеяться, что получатель сам поймет, что от него требуется. Иногда просто полагают, что подчиненный сам должен знать, чего хочет начальник. Однако хороший начальник всегда четко определяет желаемые ему действия и требуемые сроки.
Особенности общения руководителя
Общение руководителя – это процесс передачи и получения информации, за счет чего происходит воздействие на поступки и состояние членов коллектива. Поэтому уровень овладения общением важен для правильного построения отношений и взаимодействий руководителя с группой и каждым из ее членов.
Руководитель должен владеть такими основными функциями общения:
- информационной (передача и получение информации);
- познавательной (активный поиск сведений, умение их добывать);
- управляющей (умение воздействовать на людей);
- развивающей (педагогический аспект влияния на подчиненных в плане воспитания в них желаемых профессиональных и личностных аспектов);
- эмоциональной (обмен эмоциями, передача психических состояний).
Руководитель использует вербальные (от лат. verbalis – устный, словесный) и невербальные средства общения. Уровень развития, культура речи – это не только показатели общей интеллектуальной культуры руководителя, но и средство поддержания своего авторитета. Речь в ее устной и письменной формах используется руководителем как основной канал передачи сотрудникам семантической стороны информации, содержания целей, задач и способов деятельности.
Невербальные средства общения
Владение невербальными средствами – интонацией и пантомимикой – играет также важную роль в передаче информации. Руководитель может доверчиво приблизиться к человеку или холодно отстраниться от него, выражая свое отношение. Поза, характер рукопожатия и другие движения входят в определенный ритуал культуры поведения, принятые нормы, которые могут быть различны в разных культурах. Например, в европейской культуре общения принята дистанция между собеседниками около 70 см, тогда как в латиноамериканских странах – около 40 см. В европейской традиции не принято хватать собеседника руками, хлопать его по плечу, поскольку такого партнера сочтут развязным нахалом. В настоящее время в манере поведения менеджеров доминируют именно европейские стандарты контактов в общении. Очень информативно выражение глаз человека, позволяющее нам определить состояние, а зачастую и характер собеседника, его отношение к вам. Выражение глаз может быть добрым, холодным, лучистым, хитрым, злым, колючим и неприветливым. Оно как бы настраивает собеседника на определенный лад – доверительный, настороженный, агрессивный. Обращает на себя внимание и улыбка человека, особенно, если она приветливая, а не злая и натянутая. Дейл Карнеги в качестве первой заповеди хорошего общения провозглашает: если хотите понравиться человеку – улыбайтесь, учитесь улыбаться.
Общение руководителя с группой или отдельными ее представителями, как правило, проходит ряд стадий (этапов):
- Подготовка, планирование, определение места и времени, установка на определенный результат.
- Вхождение в контакт с партнером. Здесь важную роль играют самонастройка, способность понять состояние и настроение партнера, наличие возможности сориентироваться самому и своему партнеру. Важно так же расположить к себе партнера и обеспечить равное, спокойное начало. Этот период должен закончиться установлением психологического контакта.
- Концентрация внимания по конкретной проблеме и разработка темы.
- Мотивационный этап: проведение зондажа для понимания мотивов и интересов собеседника.
- Поддержание внимания, борьба с отвлечением. При этом к приемам поддержания внимания необходимо возвращаться неоднократно.
- Стадия аргументации и убеждения в случае, если есть расхождения во мнениях.
- Стадия фиксации результатов.
Если тема исчерпана или партнер проявляет беспокойство, то необходимо завершить общение. Это критический момент в очищении, который может стать на какое-то время перерывом в общении, поэтому должна предусматриваться перспектива продолжения взаимодействия. Такой перерыв может завершаться доброжелательными репликами, рукопожатием. Но может наступить и разрыв отношений, т. е. конец контактов. Разрыв всегда плох, так как пресекает возможность дальнейшего сотрудничества.
Как правильно построить процесс общения?
Процесс общения всегда активен с обеих сторон, поэтому руководитель должен не только уметь говорить, приказывать, убеждать, и уметь слушать. Процесс эффективного слушания требует концентрации внимания, выделения смысла и логической переработки воспринятой информации, ее перевода в долговременную память. Есть также ряд внешних приемов, которые повышают эффективность слушания. Если сотрудник пришел по деловым или личным вопросам, то руководитель должен занять позу активного внимания. Для этого ему следует повернуться лицом и корпусом к собеседнику, установив таким образом контакт. Принимая посетителя в рабочем кабинете, целесообразно поручить секретарю отвечать на телефонные звонки, выключить телевизор и т. п. Беседуя в шумном месте, например в цехе, в коридоре, надо отойти в сторону, в тихое место, а еще лучше – пригласить человека в свой кабинет. Надо настраивать себя на «волну заинтересованности», причем так, чтобы собеседник это видел. Слушая, надо уметь быстро выделять главное в речи говорящего и мысленно сопоставлять полученную информацию с собственными сведениями. Слушая собеседника, руководитель может поддерживать разговор краткими репликами. Исследования показывают, что реплики, позы, жесты, мимика, выражающие внимание, вызывают у собеседника желание высказаться, продолжать общение. Если тоне руководителя сквозят ирония, раздражение, враждебность, то подобные ремарки будут восприниматься собеседником совершенно иначе и могут привести не к взаимопониманию, а к прекращению разговора и даже к конфликту. Свое речевое воздействие, слушание и даже молчание в процессе беседы руководитель должен научиться делать максимально информативным.
Семь правил качественной обратной связи
Собираетесь поговорить с сотрудником? Хотите, чтобы сработало? Тогда начните с целей! Поймите, какой результат Вы хотите получить от разговора с сотрудником. Тогда будет значительно легче правильно построить беседу.
Вне зависимости от цели разговора полезно соблюдать следующие правила:
- Говорите о конкретном событии. «Ты сегодня появился на работе в 10:45. Это уже второй раз за неделю, давай обсудим». Есть событие, и есть тема для обсуждения. А если так: «Ты вечно спишь до одиннадцати и постоянно опаздываешь»? Генерализация, обобщение – излюбленный прием манипуляторов и извечная тема конфликтов. Для качественной обратной связи не годится.
- Давайте обратную связь вскоре после события, которое Вы обсуждаете с сотрудником.Дорога ложка к обеду. «Ты сегодня работала с этим VIP-клиентом. Давай посмотрим, что удалось в этот раз». Сравните: «Помнишь, около двух месяцев назад ты обслуживала одного VIP-клиента? Давай разберем, какую ошибку ты там допустила». Как там говорится? Кто старое помянет…
- Используйте подтвержденные конкретные факты.«Я заметил, что ты не стал использовать новую анкету при работе с этим клиентом». Что слышит сотрудник? Руководитель внимательно наблюдал за работой, заметил и запомнил – для него это важно! А если так: «Говорят, ты совсем перестал анкеты использовать?» Конструктивного разговора не выйдет. Будет игра в нападение и защиту. И это не то, что нужно руководителю.
- Вовлекайте сотрудника в обсуждение – дайте высказаться.«Как ты думаешь, что будет делать клиент, который хотел сделать срочный заказ, но не смог дозвониться до нас в 9:30? Что можно сделать, чтобы исключить повторение таких ситуаций?» Пусть скажет. Во-первых, это хороший способ стимулировать самостоятельное мышление сотрудника по обсуждаемой теме и его ответственность за те решения, о которых вы договоритесь в процессе обсуждения. Во-вторых, не дав слова сотруднику, Вы можете лишить себя важной информации и даже попасть в неловкое положение. Я был свидетелем ситуации, когда начальник отчитал сотрудницу за нарушение сроков предоставления регулярного отчета – оказалось, он упустил, что двумя днями ранее по организации была разослана новая процедура, которая изменяла не только сроки, но и формат отчетности: данные теперь вносились в централизованную систему. Сотрудница начала действовать согласно новой инструкции. Так что тут не ругать, а хвалить было надо.
- Обсуждайте события и действия. Не личность. Приклеить человеку ярлык – минутное дело. «Ты эгоист! Ты думаешь только о себе!» Скажите такое сотруднику пару раз – и можете больше не ждать от него помощи, взаимовыручки и стремления к командной работе. Ведь он эгоист, и в этот ранг Вы его возвели данной вам властью. Кто-то обидится и уйдет в себя. Кто-то превратится в Вашего оппонента. А кто-то начнет настраивать против вас других членов коллектива. Личность – дело тонкое, с ней не шути! Найдите другие слова. «Я ценю твое стремление использовать любые возможности для работы с клиентом. Вместе с тем, должны быть разумные границы. Подумай, какой имидж среди клиентов твои действия могут создать нашей компании».
- Говорите о том, что можно изменить. Это касается тех ситуаций, когда вы нацеливаете сотрудника на корректировку поведения и развитие навыков. Не сработает: «Да, вижу, что у нас проблема, с таким тихим голосом сложно завоевать расположение клиентов». А мы о чем думали, когда брали эту сотрудницу на работу? Ээээ, брат… Теперь придется ей помочь! «Если ты сядешь с этой стороны, клиенты будут лучше тебя слышать, давай попробуем. Кстати, может нам подумать о микрофоне?»
- Похвалить можно прилюдно, а критиковать лучше с глазу на глаз.
Причин несколько. Прилюдная критика сильно демотивирует. Раз. У нас сильны традиции поддерживать обиженных. Так что не удивляйтесь, если после публичного выговора в коллективе ваших союзников поубавится. Два. Если Вы неправы (может такое быть, см. выше в п. 4), Вы будете неправы для всех. Оно Вам надо? Три. Другое дело хвалить. И это целое искусство! «Конечно, хорошо, что ты так быстро успокоила клиента, но почему ты не рассказала о новом продукте?» Это похвала или критика? Не очень понятно. «Тебе так быстро удалось успокоить клиента – поделись секретом, как это у тебя получается?». А вот так гораздо лучше! Похвалили, сделали комплимент, подняли самооценку и мотивацию. Что и требовалось.
Типы подчиненных и стили общения с каждым их них
Следует присмотреться к своим подчиненным, чтобы заметить, что их поведение в разных ситуациях может различно. Зная заранее, как человек себя ведет, можно и строить оптимальное общение с подчиненными, основываясь на понимании сильных и слабых сторон этого сотрудника.
- «Универсал». Такой сотрудник себя чувствует «незаменимым». Он готов замещать, подменять, представлять. Обычно занимается выполнением не своей работы, в том числе и сверхурочно. Гордится тем, что всё может сделать. Его дважды просить не приходится – он придерживается установки «нужно». Готов вас понимать с полуслова, даже действовать на опережение.
- «Самовлюблённый». Ставит на первое место свое «я». За дело начинает браться, чтобы показать собственное «я». Ему нравится общественная работа. Такого сотрудника необходимо держать в рамках. Может из тщеславия выполнять любую работу.
- «Деловой». Силен своим практицизмом. Достигать конечного результата может любыми средствами. Всё подчиняет пользе, однако не может соотносить цели своего участка и цели общей работы. По его мнению, абстрактное мышление – философствование. Не нуждается в особом контроле. Обязательно ему нужно ставить цели и разъяснять их. В нем следует воспитывать привычку смотреть вперед, оглядываясь назад и смотря по сторонам.
- «Увлекающийся». Характеризуется развитым интересом к деятельности. Работать может лишь когда работа нравится. Однако имеет неустойчивый интерес, быстро загораясь и так же быстро остывая. Таким сотрудникам необходима периодическая встряска. «Слушайте внимательно, работа поручена вам, за её выполнение отвечаете только вы. Об исполнении доложите. В противном случае будете иметь неприятности».
- «Энергичный». Такому сотрудника важно самообозначение, а не работа. Редко бывает на месте. Весь в общественных делах, в постоянной спешке, кому-то звонит, заседает и п. Такому сотруднику приятно представлять свой отдел в контактах с другими. Для такого сотрудника необходим особый подход. Важно, чтобы решал не только служебные обязанности, но также вел общественную работу. Отлично реагирует на фразу «Себя не щадите. Замотались совсем. И там, и здесь. Но выглядите хорошо. И не согласитесь ли вы нам немного помочь?».
- «Моралист». Придерживается властного поведения, нравится всех поучать. Такого сотрудника не требуется воспитывать – необходима с ним осторожность, лучше привлекать как консультанта. К нему обращаться стоит крайне уважительно. Отлично подойдут слова «Будьте любезны, подскажите нам, как лучше выполнить эту работу, как правильно распределить? Ваш большой опыт…».
- «Бюрократ». Выполнять всё будет по инструкции. Следует обращаться к такому сотруднику в отношении неясностей в документах, доверять их оформление. Желательно ничего нового не поручать, поскольку всё «на корню засушит». Можно ему спокойно доверять папки с документами. Его работа приобретает смысл и масштабность. В противном случае нужным себя чувствовать не будет. Оптимальные слова – «Эти документы так к вам и просятся. Поработайте с ними, пожалуйста, чтобы нам никто не предъявлял претензий».
- «Сомневающийся». Выполнение любого задания начинает после 2-3 напоминания. Не видит смысла выполнять задание. Не нуждается в особом подходе. Не ищет обратную связь.
- «Творец». Такому сотруднику всё интересно, работает красиво, умно, стремится сделать всё быстрее, лучше и больше. Достаточно раним и уязвим, не хочет и не умеет адаптироваться под окружающий порядок, уважает честность, открытость в отношениях. Ему необходима доброжелательная поддержка, признание. Его нужно предостерегать от определенной наивности, ошибок, налаживать тесное творческое взаимодействие.